يعتمد التنظيم الإداري للمشروع المقترح على أسلوب توزيع مهام العمل على أعضاء مجلس الإدارة وتحديد الاختصاصات مع عقد جلسات شهرية يقوم كل عضو فيها بعرض ما تم إنجازه في إطار المهام الموكلة له أو لفريق العمل التابع له وتوثيق تلك الجلسات. وينقسم الفريق الإداري للمشروع إلى ما يلي :

مدير المشروع :

·   مخطط للعمل في المشروع ومنظم له.

·   يشرف على المشروع ويتابع سير العمل به.

·   اختيار البديل الأمثل لصنع القرار وتحمل المسئولية.

·   مسئول عن النواحي المالية والإدارية.

·   وضع السياسة أو الخطوط العامة للعمل بالمشروع.

·   ممثل للمشروع ( له دور في عملية الاتصال والعلاقات).

نائب مدير المشروع :

·   ينوب عن المدير في كل مهامه ومسئولياته في حالة عدم وجوده.

·   متابعة تقييم العمل في المشروع وإعداد تقارير وعرضها على مدير المشروع.

·   متابعة الزيارات الميدانية والتنسيق مع الجهات الخارجية التي يتم جمع المصادر منها.

·   الإشراف على إنتاج النسخ المطبوعة من المشروع بشكل نصف سنوي .

مدير نظام المعلومات :

·   تحليل احتياجات المستفيدين من نظام المعلومات .

·   قيادة فريق تطوير النظام لتطوير نظام يحقق احتياجات المستفيدين وأهداف المشروع.

·   تطوير نظام الاسترجاع آلي لقاعدة البيانات .

·   الإشراف على إعداد الأجهزة والأدوات التي تكون نواه مركز المعلومات.

·   قيادة فريق تحويل المداخل والبيانات المطبوعة إلى الشكل الآلي.

·   تصميم خدمات المعلومات المقدمة من خلال قاعدة البيانات.

·   دعم وصيانة النظام.

·   الإشراف على نتاج النسخ الإلكترونية على في شكل CD الصادرة بشكل نصف سنوي.

·   إدارة الموقع الخاص بالنظام على شبكة الإنترنت.

مراجع الجودة الفنية :

·   مراجعة مدى تطبيق المواصفات الفنية ( قواعد الوصف الببليوجرافي ) في مرحلة التجميع وصياغة المدخلات وإعداد الواصفات.

·   المشاركة في تحويل المداخل المطبوعة إلى الشكل الآلي.

·   مراجعة جودة العمليات الفنية للمشروع في إطار الأهداف والمواصفات المحددة، ورفع تقرير شهري إلى مجلس الإدارة.

باقي أعضاء الفريق :

·   المشاركة في التخطيط ووضع الأهداف التنظيمية للمشروع واتخاذ القرارات التي تحدد خط سير المشروع.

·   الإشراف على أعضاء الفريق التنفيذي  للمشروع ( يختص كل عضو من أعضاء الفريق الإداري بالإشراف على قطاع جغرافي محدد ) .

·   متابعة وتقييم وضبط الأنشطة المختلفة .

أسماء فريق الإدارة :